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Tschüss Büro, hallo Vereinsleben

02.12.2016
von Pius Schärli

Vereine sind in der Schweiz neben der Aktiengesellschaft die zahlenmässig wichtigste Gesellschaftsform. Über deren Anzahl kann wegen fehlender Registrierungspflicht allerdings nur spekuliert werden. Schätzungen gehen von 100’000 bis 200’000 Vereinen aus, denn nur 7608 Vereine sind im Handelsregister (Stand 1.1.2014) der einzelnen Kantone registriert. Unbestritten ist die – auch historisch betrachtet – grosse Bedeutung der Vereine für die Schweiz zur Förderung von Kultur, Freiwilligenarbeit und Gemeinschaft. Jeder zweite Schweizer oder Schweizerin ist Mitglied in mindestens einem Verein. Und über 50’000 Vereine haben bereits eine Geschäftsbeziehung zu einer Raiffeisenbank.

Viel Freude, aber auch Aufwand

Vereine machen viel Freude, dahinter steckt aber auch ein grosser administrativer Aufwand. Auf über 700 Millionen Stunden schätzt das Bundesamt für Statistik die Dauer der geleisteten Freiwilligenarbeit in der Schweiz. Die Zahl erstaunt nicht, zählt doch ein Verein im Schnitt über 150 Mitglieder. Sie alle müssen organisiert, mit Infos versorgt, verwaltet und für Anlässe aufgeboten werden. Die lästigen Büroarbeiten könnten ein paar Millionen Stunden weniger sein, wenn sich der Vereinsvorstand heutiger technischer Lösungen bedienen würde. So wie dies der grösste Schwimmklub der Stadt Zürich tut, der 316 Mitglieder zählende Verein Limmat Sharks.


Bis vor Kurzem musste der Vereinssekretär die gesamte Administration manuell erledigen, die Daten waren nicht synchronisiert, es fehlte eine zentrale Ablage für die Dokumente, eine externe Firma verschickte jeweils die Rechnungen. Viele Schnittstellen mit viel unnötigem zusätzlichem Aufwand. «Das war mühsam und zeitraubend», erinnert sich Eleo Suarez. Der zu 40 Prozent angestellte Vereinssekretär nutzt seit einiger Zeit die von Raiffeisen angebotene Vereinssoftware ClubDesk. «Die Zeitersparnis seither ist riesig. Ich schätze sie auf sechs bis zehn Stunden pro Woche», stellt der vor dreieinhalb Jahren in die Schweiz eingewanderte Guatemalteke fest.


Keine Hexerei

Eleo Suarez nutzt die Software bei seiner Sekretariatsarbeit fast täglich, auch abends zuhause, wenn er Zeit hat. Er koordiniert damit Termine, verwaltet die Mitglieder, erstellt und verschickt Rechnungen sowie E-Mails. Vorkenntnisse für die Benutzung des Programms brauche es fast keine, es sei nur eine Frage der Übung. «Ich empfehle aber, zuerst die Erklärvideos auf der Website des Softwareherstellers anzuschauen. Das hat mir selbst sehr geholfen.» Zurzeit nutzt bereits ein knappes Dutzend Personen im Verein die Software. Ziel ist es, dass künftig alle Funktionsträger im Verein diese einsetzen. Die Software ist bereits bei über 2000 kleinen bis grossen Vereinen in der ganzen Schweiz im Einsatz. Vor allem auch deshalb, weil sie für ehrenamtlich geführte Vereine geeignet ist.

Der Verein Limmat Sharks, dem unter anderem die Olympiateilnehmerin Martina van Berkel angehört, hat vor dem Entscheid noch eine andere Software angeschaut. Der Vorstand hat sich dann aber für die ClubDesk-Software entschieden, weil er damit die Mitgliederdatenbank integrieren konnte, die Buchhaltung integriert ist, die Benutzerfreundlichkeit gross ist und die Nutzer dank einer Cloud-Lösung (in der Cloud werden IT-Ressourcen über ein externes Netzwerk zur Verfügung gestellt, die Redaktion) jederzeit auf die Daten zugreifen können. Die Daten in der Cloud sind sicherer als auf jedem privaten Rechner. «Wir arbeiten mit Schweizer Rechenzentren und IT-Security-Firmen zusammen. Videoüberwachung, Firewalls, Zugriffsmonitoring und Security-Audits bieten zusätzliche Sicherheit», erklärt Rolf Pfenninger, der die Vereinsverwaltungs-Software ClubDesk mitentwickelt hat.
Zu guter Letzt sind Vereine mit der ClubDesk-Software auch für die Zukunft gerüstet. Ab zirka Mitte 2018 werden die orangen und roten Einzahlungsscheine durch einen neuen Einzahlungsschein mit Datencode abgelöst. «ClubDesk stellt einen reibungslosen Wechsel sicher», weiss Hermann Kündig, Projektmanager bei Raiffeisen Schweiz. Für ihn hat das Raiffeisen-Vereinspaket aber auch noch eine Menge anderer Vorteile wie auf Vereine zugeschnittene Bankprodukte und der Zugang zur Spenden-Plattform lokalhelden.ch. Ein Verein kann übrigens ein Bankkonto bei einer Raiffeisenbank eröffnen, sobald Statuten bestehen und der Vorstand von der Vereinsversammlung gewählt wurde. So einfach ist das.



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Tipp

  • Möchtest du wissen, was die Vereinssoftware alles kann, dann schau dich diese Online-Demo einmal an: Zur ClubDesk-Demoversion
  • Mehr zum Engagement von Raiffeisen für Vereine: Raiffeisen Vereinspaket
  • Rolf Pfenninger, Gründungspartner von ClubDesk, erklärt im Interview, wie Vereine die Software optimal einsetzen und wie es um das Thema Sicherheit bestellt ist: Zum Interview mit Rolf Pfenninger

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am 30.11.-1 um 00:00 Uhr

Super, werde mir alles genauer anschauen, vielen Dank, Susanne Lottaz VHD Schmitten

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