2 déc. 2016 Coopérations

Au revoir l’administratif, bonjour la vie associative

En Suisse, les associations sont la forme de société la plus importante en nombre après les sociétés anonymes. N’étant pas soumises à l’obligation d’enregistrement, on ne peut toutefois qu’émettre des spéculations sur leur nombre. Les estimations font état de 100’000 à 200’000 associations, or seules 7’608 associations sont inscrites aux registres du commerce des différents cantons (état au 1.1.2014). Quoi qu’il en soit, la grande importance – y compris d’un point de vue historique – des associations en Suisse pour la promotion de la culture, du bénévolat et de la collectivité est incontestée. Un Suisse sur deux est membre d’au moins une association. Et plus de 50’000 associations ont déjà une relation d’affaires avec une Banque Raiffeisen.

Beaucoup de joie, mais aussi beaucoup de travail

Les associations sont source de beaucoup de joie, mais entraînent aussi un gros travail administratif. L’Office fédéral de la statistique estime que le travail bénévole représente plus de 700 millions d’heures par an en Suisse. Ce chiffre n’a rien d’étonnant: en Suisse, une association compte en moyenne plus de 150 membres. Il faut les organiser, les informer, les gérer et les mobiliser pour les événements. Ce travail administratif fastidieux pourrait être réduit de quelques millions d’heures si le secrétariat de l’association utilisait des solutions techniques modernes. C’est ce qu’a fait le plus grand club de natation de la ville de Zurich, les «Limmat Sharks», qui comptent 316 membres. Récemment encore, le secrétaire de l’association devait effectuer manuellement toutes les tâches administratives, les données n’étaient pas synchronisées, il manquait un archivage central pour les documents, une société externe envoyait les factures. Beaucoup d’interfaces, avec beaucoup de travail supplémentaire inutile. «C’était pénible et chronophage», se rappelle Eleo Suarez. Employé à 40% comme secrétaire par l’association, il utilise depuis quelque temps le logiciel ClubDesk pour les associations, mis à disposition par Raiffeisen. «Le gain de temps est considérable. Je l’évalue à 6 à 8 heures par semaine», constate le Guatémaltèque, arrivé en Suisse il y a trois ans et demi.

Rien de sorcier

Eleo Suarez utilise le logiciel presque chaque jour pour son travail de secrétariat, mais aussi le soir à la maison quand il a le temps. Avec le logiciel, il coordonne les rendez-vous, gère les membres, établit et envoie les factures ainsi que des e-mails. Aucune connaissance préalable n’est requise pour l’utilisation du programme, c’est juste une question d’entraînement. «Mais je recommande de visionner m’a beaucoup aidé.» Une petite douzaine de membres de l’association utilisent déjà le logiciel. L’objectif est qu’à terme, toutes les personnes exerçant une fonction au sein de l’association l’utilisent. Plus de 2’000 associations de toutes les tailles utilisent déjà le logiciel dans toute la Suisse, notamment parce qu’il est parfaitement adapté aux associations gérées bénévolement.

L’association Limmat Sharks, qui compte notamment parmi ses membres l’athlète olympique Martina van Berkel, a examiné un autre logiciel avant de prendre sa décision. La présidence a toutefois opté pour le logiciel ClubDesk, parce qu’il lui permettait d’intégrer la base de données des membres et que la comptabilité est intégrée, que la convivialité est élevée et que grâce à une solution de cloud (dans le cloud, les ressources informatiques sont mises à disposition via un réseau externe, n.d.l.r.), les utilisateurs peuvent accéder à tout moment aux données. Celles-ci sont plus en sécurité dans le cloud que sur n’importe quel ordinateur privé. «Nous travaillons avec des centres de calculs suisses et des entreprises de sécurité informatique. La vidéosurveillance, les pare-feu, le monitoring des accès et les audits de sécurité offrent une sécurité supplémentaire», explique Rolf Pfenninger, l’un des développeurs du logiciel pour associations ClubDesk.

Enfin, avec le logiciel ClubDesk, les associations sont également bien parées pour l’avenir. Dès la mi-2018 environ, les bulletins de versement orange et rouges seront remplacés par un nouveau bulletin de versement avec un code QR. «ClubDesk assurera une transition sans problèmes», explique Hermann Kündig, chef de projet chez Raiffeisen Suisse. A ses yeux, le pack de Raiffeisen destiné aux associations offre quantité d’autres avantages, comme des produits bancaires conçus spécifiquement pour les associations et l’accès à la plateforme de dons heroslocaux.ch. Par ailleurs, une association peut ouvrir un compte bancaire dans une Banque Raiffeisen dès lors qu’elle dispose de statuts et que la présidence a été élue par l’assemblée générale de l’association. C’est aussi simple que cela.

Jeu-concours – En exclusivité pour les clients Raiffeisen

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Astuces

Pius Schärli
Team Lokalhelden

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