Un aiuto prezioso alle associazioni

In Svizzera, le associazioni sono le forme societarie numericamente più importanti insieme alle società anonime. Tuttavia, si può solo speculare sul loro numero effettivo a causa del mancato obbligo di registrazione. Le stime vanno dalle 100 000 alle 200 000, poiché solo 7608 sono registrate nel registro di commercio dei singoli cantoni (ultimo aggiornamento: 1 gennaio 2014). Indiscussa – anche dal punto di vista storico – è la grande importanza delle associazioni per la Svizzera al fine di promuovere la cultura, il volontariato e la comunità. Uno svizzero su due è socio di almeno un’associazione. E oltre 50 000 di queste hanno già una relazione d’affari con una Banca Raiffeisen.

Tanta gioia ma anche un grande onere

Le associazioni portano tanta gioia, ma richiedono anche un grande onere amministrativo. L’ufficio federale di statistica stima che la durata del volontariato prestato in Svizzera ammonti a oltre 700 milioni di ore. Questa cifra non sorprende, dato che un’associazione conta in media oltre 150 soci. Tutti devono essere organizzati, informati, gestiti e mobilitati in occasione di eventi. Il noioso lavoro d’ufficio potrebbe essere di un paio di milioni di ore in meno se il consiglio direttivo dell’associazione si servisse delle moderne tecnologie. Come fa il più grande club di nuoto della città di Zurigo, il Limmat Sharks, che conta 316 soci.

Fino a poco tempo fa, il segretario dell’associazione doveva svolgere manualmente l’intera amministrazione. I dati non erano sincronizzati, mancava un archivio centrale per i documenti e un’azienda esterna si occupava della spedizione delle fatture. Tante interfacce che comportavano un maggiore onere non necessario. «Era faticoso e richiedeva molto tempo», ricorda Eleo Suarez. Il segretario dell’associazione, impiegato al 40 %, utilizza da qualche tempo il software ClubDesk offerto da Raiffeisen. «Il risparmio di tempo da allora è notevole. Presumo dalle sei alle dieci ore a settimana», dichiara l’impiegato guatemalteca emigrato in Svizzera tre anni e mezzo fa.

Nessuna stregoneria

Eleo Suarez utilizza il software quasi ogni giorno per svolgere le sue attività di segreteria, ma anche la sera a casa, quando ha tempo. In questo modo riesce a coordinare gli appuntamenti, gestire i soci, creare e inviare fatture ed e-mail. Non ha avuto bisogno di conoscenze pregresse per l’utilizzo del software, è bastato solo esercitarsi. «Consiglio tuttavia di guardare prima i video esplicativi sul sito web del produttore del software. A me sono serviti molto». Al momento sono già circa una dozzina le persone che utilizzano il software all’interno dell’associazione. L’obiettivo è di estendere in futuro l’utilizzo del software a tutti i funzionari dell’associazione. Il software viene già utilizzato in oltre 2000 piccole e grandi associazioni dislocate in tutta la Svizzera. Soprattutto perché è la soluzione ideale per le associazioni gestite in forma di volontariato.

L’associazione Limmat Sharks, della quale fanno parte tra gli altri la campionessa olimpionica Martina van Berkel, ha valutato un altro software prima di questo. Il consiglio direttivo ha poi deciso per il software ClubDesk per svariati motivi: con esso poteva integrare la banca dati dei soci; la contabilità è integrata; è molto facile da usare e gli utenti, grazie ad una soluzione cloud, possono accedere ai dati in qualunque momento (nel cloud vengono messe a disposizione le risorse IT tramite una rete esterna, ndr). I dati nel cloud sono più sicuri di quelli archiviati su un computer privato. «Collaboriamo con i centri di calcolo e le aziende di IT security della Svizzera. Videosorveglianza, firewall, monitoraggio dell’accesso e security audit offrono un’ulteriore garanzia», spiega Rolf Pfenninger, che ha partecipato allo sviluppo del software per le associazioni ClubDesk.

Infine, le associazioni con il software ClubDesk sono già attrezzate per il futuro. Dalla metà del 2018 circa, le polizze di versamento rosse e arancioni saranno sostituite dalla nuova polizza di versamento con codice dati. «ClubDesk garantisce una conversione senza problemi», afferma Hermann Kündig, project manager di Raiffeisen Svizzera. Secondo lui, però, il pacchetto associazioni Raiffeisen offre ancora una serie di altri vantaggi, quali i prodotti bancari su misura per le associazioni e l’accesso alla piattaforma donazioni eroilocali.ch. Un’associazione può aprire un conto bancario presso una Banca Raiffeisen se si è data degli statuti e se l’assemblea societaria ha nominato il consiglio direttivo. Semplice, no?

Gioco a premi – In esclusiva per i clienti Raiffeisen

In palio 20 buoni per una licenza a vostra scelta: ClubDesk Pro (per associazioni fino a 200 soci) o XL (fino a 1000 soci) del valore fino a 380 franchi. Scrivete a: clubdesk@raiffeisen.ch  – Con la riga dell’oggetto: gioco a premi online ClubDesk.

Consiglio

• Volete sapere cosa è in grado di fare questo software per le associazioni? Date un’occhiata a questa demo online: Versione demo ClubDesk .
• Altre informazioni sull’impegno da parte di Raiffeisen per le associazioni: Pacchetto associazioni
• Rolf Pfenninger, partner fondatore di ClubDesk, spiega in un’intervista come le associazioni utilizzano il software e come funzionano le cose in termini di sicurezza: Intervista con Rolf Pfenninger